Quản lý thời gian cá nhân

(vì e nói e bị deadline làm cho nhức đầu)

- Quỹ thời gian: 1 ngày e có 8h để ngủ nghỉ, 8h để sinh hoạt, 8h để làm việc/học tập. 8h để ngủ nghỉ là cố định vì đảm bảo sức khỏe thì mới đạt hiệu suất tốt. 8h để sinh hoạt e có thể cắt bớt thời gian cho việc giải trí, sửa soạn chải chuốt (nếu k đi đâu)... thời gian còn lại dành cho làm và học (nếu cần). Nhưng bằng mọi giá hãy cố gắng cân bằng 3 8.

- Nguyên tắc: Để quỹ thời gian của mình được đảm bảo trước hết em hãy dành thời gian cho đúng việc. Ở đời này chỉ có 3 việc, việc của em - việc của người khác - và việc của ông trời. Nguyên tắc là: Tập trung lo việc của mình, ít lo việc người khác, và đừng quản việc ông trời.

- Vậy việc của em là những việc gì? Nếu dùng 2 tiêu chí: Mức độ quan trọng và tính khẩn cấp để phân loại việc, ta sẽ có 1 ma trận việc gồm 4 loại việc như sau:

+) Việc loại 1 - quan trọng và khẩn cấp: Tức những việc có tính chất đến hạn, có khả năng gây ra khủng hoảng. Ví dụ như ôn thi cấp tốc, gấp rút làm bài tập nhóm, hẹn hò hay họp hành quan trọng, các vấn đề về sức khỏe (như a đang bị nóng trong người nè), xoay tiền trả nợ, gia đình có biến cố, bạn bè hoạn nạn.... Bản thân anh còn xếp những việc thuộc về "kế hoạch tháng" vào ô này, ví dụ tháng này phải đọc những quyển sách nào, học những kiến thức mới gì. Nó cũng mang tính đến hạn vì những việc đó bám sát vào chiến lược ngắn hạn và dài hạn của em nên e buộc phải hoàn thành trong tháng đó. Những việc loại 1 được ưu tiên giải quyết đầu tiên, và chiếm khoảng 20% - 30% quỹ thời gian.

+) Việc loại 2 - quan trọng và không khẩn cấp: Tức những việc mang tính chiến lược, được lên lịch đều đặn hàng ngày. Ví dụ học ngoại ngữ, đọc sách báo, làm bài tập về nhà, học các môn năng khiếu như hát múa viết vẽ, tập thể dục, viết nhật ký, thăm hỏi , bạn trai, gia đình, bạn bè định kỳ... Những việc loại 2 giải quyết sau việc loại 1, và được dành khoảng 50-60% quỹ thời gian.

+) Việc loại 3 - không quan trọng và khẩn cấp: Tức những việc có thể ủy quyền hay nhờ vả. Ví dụ check mail (nhờ thư ký check hộ), giúp bạn giải bài tập/dịch thuật (nhờ bạn khác làm hộ), sửa xe (nhờ bác dắt xe đi sửa hộ), nấu cơm (nhờ bạn/bác nấu hộ)... Việc loại 3 đc giải quyết sau việc loại 2 và được dành 10% quỹ thời gian.

+) Việc loại 4 - không quan trọng và không khẩn cấp: Tức những việc vô bổ. Ví du lướt facebook hay lướt web, nghe nhạc, xem phim, tán phét với bạn bè.... tức những việc cốt chỉ để giải trí. Tuy vậy những việc này cũng cần đc đảm bảo để cân bằng cuộc sống và cũng được dành khoảng 10% quỹ thời gian, làm cuối cùng.

- Vậy là mỗi ngày sau khi e liệt kê tất cả các công việc ra và sắp xếp các đầu việc cho đúng loại thì sau đó phải triển khai. Một số quy tắc làm việc nhằm nâng cao hiêu suất:

+) Nguyên tắc 3 phút: Việc gì chỉ cần làm trong vài phút thì làm luôn

+) Nguyên tắc 5 việc: (dựa trên nguyên lý pareto 80/20) Tập trung công sức vào 5 việc quan trọng nhất và đem lại hiệu quả cao nhất (thường là loại việc 1, đôi khi ở loại 2)

+) Công cụ pomodoro: Cà chua. Tức làm việc 25 phút, thư giãn 5 phút (thư giãn thực sự, nghe nhạc hoặc nhắm mắt hít thở không khí, đi dạo quanh phòng, k phải dán mắt vào cái smartphone và cái laptop đâu). Cứ sau 4 lần thư giãn 5 phút thì ta thư giãn dài 1 lần 15 phút.

+) Đặt mục tiêu công việc theo nguyên tắc SMART:

/ S: Specific - Mục tiêu phải cụ thể, rõ ràng, đọc phát hiểu ngay mình phải làm gì.

/ M: Measureable - Đo đếm được, định lượng được.

/ A: Achieveable - Có tính khả thi, vừa sức mình.

/ R: Relevant - Mục tiêu công việc con phải nhất quán và liên quan đến mục tiêu cha.

/ T: Time bound - Thời hạn phải rõ ràng.

Ví dụ về mục tiêu công việc tốt (A làm gia sư nên đây là việc loại 1 đối vs a): Tìm ra cách giải của 30 câu hỏi trắc nghiệm toán ở đề thi thử ĐH trường Z trong vòng 2 pomodoro.

Phân tích:

/ S: Specific - Đọc phát hiểu ngay m phải cầm bút giải toán trong đề trường Z.

/ M: Measureable - Số lượng 30 câu, đo đếm kết quả bằng đáp án.

/ A: Achieveable - Khả thi, vì internet có, facebook có, m lại còn là sinh viên đại học trước học chuyên A nên tìm ra cách giải 30 câu đề thi ĐH toán trong 2 pomodoro (50 phút) là k thành vấn đề.

/ R: Relevant - Gia sư có mục tiêu là giảng bài, nên mục tiêu công việc là "tìm ra cách giải" thì rất là đúng đắn vì có thể tham khảo tài liệu hay nhờ những cây chuyên toán làm dùm và mình chỉ sư phạm cách giải đến cho học sinh, chứ k phải mục tiêu là "làm đúng 30 câu" - đánh lụi cũng đc à? hay "giải 30 câu" - quá mất thời gian.

/ T: Time bound - là 2 cà tức 50 phút.

Không nên: Trong vòng 1 tiếng làm được nhiều nhất số câu, hay làm xong đề toán này trong thời gian nhanh nhất... quá mơ hồ.

- Ngoài ra chúng ta cũng nên thường xuyên thay đổi môi trường làm việc/học tập như ra circle k, ding tea, urban station, thay đổi vị trí bàn học ở phòng, hết ngồi thì nằm dài ra giường... dọn dẹp bàn làm việc sạch sẽ ngăn nắp, tránh phân tâm bằng cách tắt điện thoại hoặc off wifi (nếu k cần).

- Cuối cùng, chẳng có một phương pháp quản lý thời gian nào đúng cho tất cả mọi người. Em tham khảo, rồi tự thay đổi sao cho nó phù hợp và linh hoạt nhất với bản thân. Chúc em thành công.

(Hà Nội, 07/03/2017)